Cefndir

Ym mis Tachwedd 2005 cyhoeddodd y Llywodraeth Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (Diwygio) (Rhif 2) 2005.

Mae’r rheoliadau’n mynnu bod awdurdodau gweinyddu yn paratoi ac yn cyhoeddi datganiad polisi llywodraethu. Mae’n rhaid i’r datganiad hwn nodi ei swyddogaethau dirprwyedig mewn perthynas â’r gronfa bensiwn a’i bolisïau gweithredol.

Fframwaith Cyfansoddol

Dan gynllun Swyddogaethau Dirprwyedig y Cyngor hwn, mae’r swyddogaethau’n sy’n ymwneud â phensiynau llywodraeth leol etc. dan y rheoliadau, adrannau 7, 12 neu 24 o Ddeddf Blwydd-daliadau 1972, wedi’u dirprwyo i Banel Pensiynau’r Gronfa Bensiwn fel swyddogaeth weithredol lawn.

Cyflwyniad i Lywodraethu’r Gronfa Bensiwn

Caiff rheoli Cronfa Bensiwn ei ystyried yn aml yn eilaidd i brif agenda’r Awdurdod Gweinyddu. Ac eto, gall iechyd ariannol y Gronfa Bensiwn gael dylanwad pwysig ar iechyd holl gyllid yr Awdurdod yn ogystal ag iechyd y nifer sylweddol o gyrff rhestredig eraill a chyrff a dderbynnir o fewn y Gronfa. Hefyd, gall cronfa bensiwn lwyddiannus gael rhywfaint o ddylanwad ar ddenu a chadw staff.

Yn 2000, cafodd Paul Myners, Cadeirydd Grŵp Rheoli Cronfa Gartmore, ei gomisiynu gan y Llywodraeth i lunio adolygiad o fuddsoddiad sefydliadol yn y DU. Mae’r adroddiad a ddeilliodd o hyn (a elwir yn Adroddiad Myners) yn nodi nifer o egwyddorion sy’n codeiddio arfer gorau wrth reoli Cronfeydd Pensiwn.

Fel arfer, gweinyddir cynlluniau pensiwn awdurdodau lleol gan awdurdodau ‘haen uwch’ fel y’u gelwir, h.y. siroedd, dosbarthiadau metropolitanaidd, awdurdodau unedol a bwrdeistrefi Llundain. Mae’r lefel uchaf o reolaeth yn cael ei harfer gan Banel Pensiynau neu Banel Cronfa Bensiwn (gall yr union gyfundrefnau enwi amrywio o awdurdod i awdurdod) sy’n cynnwys aelodau o’r awdurdod lletyol a chynrychiolaeth cyrff trefnedig a chyrff sy’n cael eu derbyn lle bo hynny’n briodol. Mewn gwirionedd,

mae aelodau’r panel yn gweithredu fel lled-ymddiriedolwyr, sy’n cyfateb i ymddiriedolwyr Cronfa Bensiwn sector preifat.

Fel llawer o wasanaethau llywodraeth leol, mae elfennau sylweddol o reolaeth Cronfa Bensiwn yn cael eu rhoi ar gontract allanol er mwyn manteisio ar yr arbenigedd angenrheidiol ar gyfer yr hyn sy’n faes cymhleth. Rôl y Panel Pensiynau, a swyddogion, fel asiantiaid y Cyngor yw penderfynu ar strategaeth, a sicrhau bod y strategaeth yn cael ei gweithredu’n briodol ac yn llawn. Mewn gwirionedd, ymarfer caffael yw hwn, ac fel’ mae angen sgiliau ar ei gyfer sy’n angenrheidiol mewn unrhyw sefyllfa gaffael, er enghraifft:

• Dealltwriaeth glir o’r hyn y mae’r Gronfa’n bwriadu ei gyflawni a strategaeth ar gyfer ei chyflawni.
• Deall y farchnad a’r dewisiadau y gellir eu gwneud.
• Penderfynu ar yr hyn y mae angen ei ddarparu’n fewnol a beth ddylid ei roi ar gontract allanol.
• Diffinio a datblygu manylebau cryf ar gyfer y gwasanaethau i’w darparu.
• Sicrhau cystadleuaeth glir ac agored.
• Rheoli perthnasoedd, gyda darparwyr mewnol a chontractwyr.
• Gosod mesurau perfformiad trylwyr, a rhoi dolen adborth ar waith at ddiben adrodd, gwerthuso a monitro perfformiad contractwyr (p’un ai ar gyfer gwasanaethau a ddarperir yn fewnol neu a ddarperir trwy gontract allanol).

Gellir rhannu Rheolaeth Cronfa Bensiwn yn ddau brif faes:

1. Rheoli Buddsoddiadau

Fel a nodwyd uchod, cynhelir sawl agwedd ar reoli buddsoddiadau gan ystod o wasanaethau arbenigol allanol, gan gynnwys:

• Rheolwyr buddsoddi sy’n gyfrifol am reoli perfformiad y gronfa fuddsoddi o ddydd i ddydd. Bydd hyn yn cynnwys gwneud penderfyniadau ar yr hyn i’w brynu a’i werthu ynghyd â phrynu a gwerthu, o fewn cyd-destun polisi buddsoddi eang a osodwyd gan yr Awdurdod Gweinyddu.
• Cynghorwyr buddsoddi a all helpu i bennu’r polisi ehangach, gwerthuso perfformiad rheolwr y gronfa ac yn y blaen.
• Ceidwaid sy’n gyfrifol am ddiogelu bodolaeth asedau a sicrhau bod gan y Gronfa hawl briodol iddynt.
• Actiwarïaid sy’n gwerthuso’r strategaeth gyffredinol ar gyfer rheoli’r gronfa, gan gynnwys i ba raddau y caiff y Gronfa ei hariannu’n llawn, perfformiad y gronfa, asesu effaith debygol tueddiadau’r dyfodol (e.e. rhagolwg buddsoddi, cyfraddau marwolaeth etc.) a rhoi cyngor ynghylch cyfraddau priodol mewn perthynas â chyfraniadau cyflogwyr i sicrhau iechyd ariannol parhaus ar gyfer y cynllun. Efallai y gofynnir iddynt hefyd am gyngor ar y strategaeth gyffredinol ar gyfer rheoli’r gronfa. Awgrymodd adolygiad Myners y dylid ystyried hwn fel gwasanaeth ar wahân i’r contract actiwaraidd (yn yr un modd i raddau helaeth â na ddylai archwilwyr roi cyngor y gall fod angen iddynt ei archwilio’n ddiweddarach).
• Mesurwyr perfformiad sy’n dadansoddi perfformiad y gronfa, yn darparu dadansoddiad ystadegol manwl o berfformiad cyffredinol y gronfa bensiwn a’i helfennau, ac yn adrodd wrth swyddogion a’r Panel Pensiynau am y canlyniadau.

Mae angen arfer rheolaeth briodol dros ddarparwyr y gwasanaethau arbenigol hyn. Dylai’r Pwyllgor osod polisi cynhwysfawr ar gyfer y Gronfa a ddylai gynnwys rheoli dyraniad asedau, er enghraifft geriad y Gronfa, (cyfran y buddsoddiadau risg uwch, ecwiti, eiddo etc.) i stoc llog sefydlog (bondiau) a rhaniadau sector eang o fewn y prif ddosbarthiadau asedau, (yn achos ecwitïau er enghraifft, fferyllol, adeiladu, gweithgynhyrchu, ac amrywiaeth daearyddol, er enghraifft, ecwitïau’r DU, y Dwyrain Pell, yr Unol Daleithiau). Rhaid i unrhyw bolisi ar ddyrannu asedau fod yn unol â Rheoliadau Buddsoddi Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol, sy’n rhagnodi’r terfynau uchaf ar gyfer buddsoddiadau mewn unrhyw un cyfrwng. Dylai hefyd roi trefniadau priodol ar waith at ddiben gosod targedau ar gyfer perfformiad y gronfa, monitro cydymffurfiaeth â pholisi a gweithredu pan fo angen os nad yw’r perfformiad yn unol â’r targedau a bennwyd. Dylai’r strategaeth ar gyfer rheoli’r gronfa hefyd ystyried aeddfedrwydd y gronfa; hynny yw cyfran y pensiynwyr i gyfranwyr gweithredol y cynllun.

• Gweinyddu’r Gronfa

Mae gweinyddu’r Gronfa yn cynnwys rhoi systemau ariannol cadarn ar waith i sicrhau bod cyfraniadau’n cael eu casglu a’u credydu i’r Gronfa; bod lefelau cywir o bensiynau’n cael eu talu, bod gwerthoedd trosglwyddo’n cael eu cyfrifo’n gywir a’u derbyn/talu, bod ymholiadau/cwynion yn cael sylw ac y cydymffurfir â meini prawf cymhwysedd parhaus etc. Gellir rhoi cryn ddibyniaeth ar ddulliau rheoli ariannol craidd a weithredir gan yr Awdurdod drwy ei brif systemau ariannol. Mae’r system gyflogres wedi’i chysylltu’n agos â gweinyddu’r Gronfa Bensiwn a dylid dibynnu ar wasanaeth archwilio mewnol (os ystyrir bod eu gwasanaeth yn ddigonol). (Sylwer efallai na fydd hyn yn berthnasol mewn perthynas â chyrff a dderbynnir. Mae’r awdurdod gweinyddu’n debygol o fod yn ddibynnol iawn ar ansawdd yr wybodaeth a gyflwynir ganddynt).

Mae monitro gan Bwyllgor y Gronfa Bensiwn yn allweddol. Dylai dangosyddion perfformiad priodol fod ar waith a dylid adrodd wrth y Pwyllgor amdanynt yn rheolaidd (er enghraifft costau gweinyddu, cydymffurfio â thargedau amser statudol ar gyfer ymholiadau a chwynion). Yn unol ag unrhyw weithgarwch llywodraeth leol, dylai cronfeydd pensiwn gael eu hadolygu’n drylwyr.

Pwyllgor y Gronfa Bensiwn

Mae Pwyllgor y Gronfa Bensiwn yn bwyllgor sy’n gwneud penderfyniadau, a sefydlwyd o dan Adran 101 o Ddeddf Llywodraeth Leol y dirprwywyd cyfrifoldeb iddo gan y Cyngor o ran gwneud penderfyniadau mewn perthynas â Chronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe.

Aelodaeth o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn

Daw aelodaeth pleidlais lawn Panel y Gronfa Bensiwn o:

• Aelodau’r Cyngor o’r Awdurdod Gweinyddu a Chyflogwyr Cynrychioliadol o fewn y cynllun.
• Swyddogion y Cyngor yr Awdurdod Gweinyddu.
• Ymgynghorwyr Annibynnol a benodwyd i Banel Pensiynau’r Gronfa Bensiwn

Swydd	Enwebwyd gan/Llenwyd gan	Yn y swydd ar hyn o bryd
Cadeirydd	Grŵp Gwleidyddol Arweiniol	Y Cyng. M Lewis
Is-gadeirydd	Grŵp Gwleidyddol Arweiniol	Y Cyng P Downing
Aelod o’r Pwyllgor	Grŵp Gwleidyddol Arweiniol	Y Cyng J Curtice
Aelod o’r Pwyllgor	Grŵp Gwleidyddol Arweiniol	Y Cyng. P Bentu
Aelod o’r Pwyllgor	Grŵp gwleidyddol yr wrthblaid	Y Cyng. W Thomas
Aelod o’r Pwyllgor	Grŵp gwleidyddol yr wrthblaid	Y Cyng. M Locke
Aelod o’r Pwyllgor	CBS Castell-nedd Port Talbot	Y Cyng. P Rogers
Aelod sy’n Swyddog Arweiniol	Dirprwy Swyddog Adran 151	J Dong
Cynghorydd(wyr) Annibynnol/ Ymgynghorwyr Buddsoddi	Gweithwyr proffesiynol cymwys addas	Hymans Robertson

Mae gan Bwyllgor y Gronfa Bensiwn gyfrifoldeb am:

• gymeradwyo Datganiad y Strategaeth Buddsoddi (DSB) a’r strategaeth buddsoddi barhaus,
• monitro cydymffurfiaeth â’r Datganiad ac adolygu ei gynnwys o bryd i’w gilydd,
• cymeradwyo datganiad y strategaeth ariannu (DSA),
• cymeradwyo’r prisiad actiwaraidd teirblwyddol,
• cymeradwyo’r Polisi Amgylcheddol Cymdeithasol a Llywodraethu a’r Polisi Buddsoddi Cyfrifol,
• cymeradwyo trefniadau llywodraethu corfforaethol y Gronfa,
• sefydlu a pharhau i adolygu polisïau i’w cymhwyso gan y Cyngor wrth arfer ei ddisgresiwn fel Awdurdod gweinyddu o dan Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (LGPS) 1997;
• gwneud argymhellion i’r Cyngor o bryd i’w gilydd ynghylch goblygiadau ariannol (i’r Gronfa Bensiwn) y rhyddid i weithredu sydd ar gael i’r Cyngor fel awdurdod cyflogi o dan Reoliadau LGPS 1997;
• monitro ffactorau sy’n debygol o effeithio ar ddiddyledrwydd y Gronfa Bensiwn rhwng prisiadau teirblwyddol y Gronfa gan ei actiwari annibynnol gan gynnwys yn benodol, effaith ymddeoliadau cynnar a gymeradwywyd gan yr holl gyrff sy’n cyflogi yn y Gronfa,
• pennu nodau strategol ar gyfer buddsoddiad y Gronfa a’r meincnodau y mesurir ei pherfformiad yn eu herbyn,
• trefnu bod cyngor buddsoddi annibynnol ar gael i’r Pwyllgor ar unrhyw adeg,
• penderfynu, adolygu’n barhaus a, lle bo’n briodol, sicrhau newidiadau yn y trefniadau rheoli ar gyfer buddsoddiad y Gronfa Bensiwn,
• monitro perfformiad buddsoddi’r Gronfa yn rheolaidd yn erbyn ei hamcanion a’i meincnodau,
• sicrhau cyfathrebu a chyd-gysylltu effeithiol â chyrff cyflogi eraill yng Nghronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe,
• ymateb i ddogfennau ymgynghorol sy’n effeithio ar y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol,
• ystyried a chymeradwyo’r holl bolisïau mewn perthynas â Rhyddid i Weithredu yr Awdurdod Gweinyddu.

Amlder Cyfarfodydd y Pwyllgor Pensiwn

Bydd Pwyllgor y Gronfa Bensiwn yn cyfarfod bob chwarter drwy gydol y flwyddyn. Yn ogystal â’r uchod, mae’r Gronfa Bensiwn yn cynnal:

• Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol
• Cyfarfodydd ymgynghorol prisiad actiwaraidd
• Sioeau Teithiol i Aelodau
• Sioeau Teithiol i Gyflogwr.

Gweithdrefn Weithredol Cyfarfodydd

Penderfynir ar agenda’r cyfarfodydd chwarterol gan Swyddog Arweiniol sy’n aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y Pwyllgor i ymgorffori materion/problemau amserol, perthnasol mewn perthynas â buddsoddiadau a gweinyddu’r Gronfa. Dosberthir papurau cyfarfod ar gyfer pob cyfarfod pwyllgor mewn modd sy’n gymesur ag adran 101 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 – Pwyllgor y Cyngor

Bydd eitemau’r agenda’n cynnwys:

• Diweddariad ar Reoliadau/Gweinyddiaeth
• Adolygiad o berfformiad buddsoddi
• Adolygiad Rheolwr y Gronfa
• Sesiwn wyneb yn wyneb â Rheolwr y Gronfa
• Adroddiad y cynghorwyr annibynnol i’r Gronfa.

Is-Grŵp Buddsoddi’r Gronfa Bensiwn

O bryd i’w gilydd bydd Is-Grŵp Buddsoddi Cronfa Bensiwn yn cael ei gynnull i ystyried cyfleoedd buddsoddi sy’n cynnwys:

• Dirprwy Swyddog A 151
• Naill ai Cadeirydd neu Is-gadeirydd Panel y Gronfa Bensiwn
• Ymgynghorwyr Buddsoddi

i ymgymryd â’r canlynol:

Dethol/Monitro Rheoli Buddsoddiadau

Mynd ati i ddethol ac argymell rheolwyr buddsoddi a nodi cyfleoedd buddsoddi lle bo hynny’n briodol, monitro Rheolwyr y Gronfa o bryd i’w gilydd nad ydynt yn cael eu gweld gan y Panel Pensiynau llawn a gwneud a chyflwyno adroddiad am yr un buddsoddiadau i’w ystyried yn llawn gan Banel y Gronfa Bensiwn yn y cyfarfodydd chwarterol.

Dyrannu asedau

Penderfynu bob chwarter ar ddyraniad asedau gwargedion llif arian, ac mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Adran 151 a Chadeirydd y Panel Pensiynau, a chyda’u cymeradwyaeth, roi’r dyraniad hwn ar waith (naill ai trwy fuddsoddi’r arian parod yn ffisegol neu drwy droshaen, ac adrodd wrth y Pwyllgor Pensiwn llawn am y dyraniadau yn y cyfarfod chwarterol nesaf).

Cylch gorchwyl Is-grŵp Buddsoddi’r Gronfa Bensiwn

Aelodaeth

Bydd aelodaeth Is-Grŵp Buddsoddi’r Gronfa Bensiwn yn cynnwys:

• Ymgynghorydd Buddsoddi
• Dirprwy Swyddog A 151

Naill ai Cadeirydd neu Is-gadeirydd Pwyllgor y Gronfa Bensiwn

Cyfrifoldeb

Mae Is-grŵp Buddsoddi’r  Gronfa Bensiwn yn is-grŵp o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn a bydd yn adrodd wrthynt yn ôl y galw. Mae’n gyfrifol am y canlynol:

Dethol rheolwyr buddsoddi a monitro perfformiad:

• Dethol rheolwyr y gronfa ac ymgysylltu â hwy a gwneud argymhellion ffurfiol i’r panel a monitro perfformiad rheolwyr y gronfa.
• Nodi cyfleoedd buddsoddi addas ar gyfer y Gronfa Bensiwn a gwneud argymhellion ffurfiol i’r panel.

Dyraniad llif arian

Penderfynu ar ddyraniad y llif arian a gynhyrchir gan y Gronfa Bensiwn, a’i roi ar waith, gyda chymeradwyaeth gan y Swyddog Adran 151 a Chadeirydd y Panel.

Dyraniad Asedau Tactegol

Penderfynu ar ddyraniad asedau tactegol y Gronfa a’i weithredu lle bo’n briodol (o fewn y strategaeth gyffredinol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Pensiwn) gan ddefnyddio’r droshaen dyrannu asedau gyda chymeradwyaeth y Dirprwy Swyddog Adran 151 a Chadeirydd y Pwyllgor.

CANLLAWIAU STATUDOL CYDYMFFURFIAETH LLYWODRAETHU

RHAN I

RHAGARWEINIAD

1. Rhoddir y canllawiau hyn i bob awdurdod gweinyddu yng Nghymru a Lloegr sydd â chyfrifoldebau statudol o dan Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol 1997 (fel y’u diwygiwyd) a phartïon eraill a chanddynt fuddiant a restrir yn Atodiad B, ac maent yn ymdrin â’r safonau cydymffurfio y mae paneli’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (“LGPS”) yn mesur eu hunain yn eu herbyn.

2. Mae’r canllawiau’n cynnwys cyfuniad o destun disgrifiadol sy’n egluro rhesymeg pob egwyddor cydymffurfio a disgrifiad o ddarpariaeth statudol berthnasol Rheoliadau 1997 (Rheoliad 73A(1)(c)) sy’n ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau gweinyddu LGPS fesur eu trefniadau llywodraethu yn erbyn y safonau a nodir yn y canllawiau statudol hyn.  Lle nad yw cydymffurfiaeth yn bodloni’r safon gyhoeddedig, mae gofyniad o dan Reoliad 73A (1)(c) i roi’r rhesymau dros beidio â chydymffurfio yn eu datganiad cydymffurfiaeth llywodraethu.

3. Bydd yr Ysgrifennydd Gwladol yn cadw golwg ar gynnwys y canllawiau yng ngoleuni profiad awdurdodau gweinyddu a phartïon eraill â buddiant o gymhwyso’r safonau arfer gorau. Caiff y canllawiau eu diweddaru yn ôl yr angen i adlewyrchu hyn a newidiadau deddfwriaethol dilynol. 

CEFNDIR

4. Mae’r LGPS yn gynllun cyffredin ledled Cymru a Lloegr, sy’n cael ei weinyddu gan 89 o gronfeydd pensiwn unigol, sy’n cynnwys Asiantaeth yr Amgylchedd. Yng nghyd-destun sector pensiynau cyhoeddus y DU, mae’n annodweddiadol gan ei fod yn cael ei ariannu gydag asedau o fwy na £100bn. O’i ystyried yn ei grynswth, y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol yw’r cynllun pensiwn galwedigaethol mwyaf a ariennir yn y DU.

5. Fel cynllun gwasanaeth cyhoeddus statudol, mae gan LGPS statws cyfreithiol gwahanol o’i gymharu â chynlluniau ymddiriedolaeth yn y sector preifat. Felly, mae angen ystyried materion llywodraethu yn y LGPS yn ôl eu teilyngdod a chan roi sylw priodol i statws cyfreithiol y cynllun. Mae hyn yn cynnwys sut a ble mae’n cyd-fynd â’r broses ddemocrataidd leol trwy gyfraith llywodraeth leol a chynghorwyr a etholwyd yn lleol sydd â’r cyfrifoldeb terfynol am stiwardio a rheoli’r cynllun. Mae’r LGPS hefyd yn wahanol o ran y ffaith, yn annhebyg i’r rhan fwyaf o gynlluniau sector preifat lle mae aelodau’r cynllun yn ysgwyddo rhai, os nad pob un o’r risgiau buddsoddi, fod y buddion cronedig a delir gan awdurdodau lleol yn cael eu gwarantu drwy statud ac, yn bwysicach efallai, i’w talu yn y pen draw gan gyllid yr awdurdod lleol ac nid o’r cronfeydd pensiwn eu hunain. Mae’r cronfeydd pensiwn yn bodoli i dalu’r costau. Ar y sail hon, yr awdurdod lleol ei hun, a thalwyr treth y cyngor lleol, yw gwarantwyr terfynol y cynllun.

6. Defnyddir y gair “ymddiriedolwr” yn aml mewn ystyr gyffredinol iawn i olygu rhywun sy’n gweithredu ar ran pobl eraill ond mewn cyfraith pensiynau mae iddo ystyr mwy penodol. Mae rhai cynlluniau pensiwn galwedigaethol, yn y sector preifat yn bennaf, wedi’u sefydlu o dan gyfraith ymddiriedolaeth. O dan ymddiriedolaeth, mae pobl a enwir (“ymddiriedolwyr”) yn dal eiddo ar ran pobl eraill (a elwir yn fuddiolwyr). Mae ar ymddiriedolwyr ddyletswydd gofal i’w buddiolwyr ac mae’n ofynnol iddynt weithredu er eu lles pennaf, yn enwedig o ran eu penderfyniadau buddsoddi. Er bod gofyn, mewn llawer o ffyrdd, i’r rheini yr ymddiriedwyd ynddynt i wneud penderfyniadau statudol o dan yr LGPS weithredu yn yr un modd ag ymddiriedolwyr o ran eu dyletswydd gofal, maent yn destun fframwaith cyfreithiol gwahanol a holl ddyletswyddau a chyfrifoldebau arferol cynghorwyr awdurdodau lleol. Ond nid ydynt yn ymddiriedolwyr yn ystyr cyfreithiol manwl gywir y gair hwnnw.

7. Mae angen ymddiriedolwyr yn y sector preifat i sicrhau bod cynlluniau’n cael eu diogelu’n well, atal camau gweithredu a arweinir gan gyflogwyr a allai danseilio diddyledrwydd cynllun a sicrhau nad yw penderfyniadau buddsoddi’n annoeth mewn unrhyw ffordd. Ond mewn cynllun statudol fel y LGPS, gwarentir buddion drwy statud, yn annibynnol ar berfformiad buddsoddi. Fel y cyfryw, nid yw aelodau’r cynllun yn y LGPS yn ysgwyddo dim o’r risg buddsoddi. Mae’r hawliau a’r buddion sy’n daladwy i aelodau’r cynllun mewn cynlluniau ymddiriedolaeth, o bosib, yn fwy anwadal ac maent yn y pendraw’n ddibynnol ar effeithiolrwydd a stiwardiaeth eu hymddiriedolwyr. Y risg uwch hon i ddiogelwch oedd y rheswm y cyflwynodd Deddf Pensiynau 1995  gysyniad ymddiriedolwyr a enwebir gan aelodau i sicrhau bod buddiolwyr y cynllun yn rhan o’r broses gwneud penderfyniadau. Ond rhaid i hyd yn oed ymddiriedolwyr a enwebir gan aelodau weithredu er budd y gronfa/cynllun ac ni ddylent wneud penderfyniadau er eu budd eu hunain. Yn syml, mae Deddf Pensiynau 2004 yn ehangu’r statws hwnnw.

8. Mae gan gynghorwyr etholedig gyfrifoldebau cyfreithiol am stiwardio cronfeydd LGPS yn ddoeth ac yn effeithiol ac mewn termau mwy cyffredinol, mae ganddynt ddyletswydd ymddiriedol glir wrth gyflawni eu swyddogaethau. Er nad oes un model unigol ar waith drwy’r 89 awdurdod cronfa LGPS i gyd yng Nghymru a Lloegr, rheolir y rhan fwyaf o gronfeydd gan bwyllgor ffurfiol sy’n cynrychioli cydbwysedd gwleidyddol yr awdurdod penodol hwnnw. O dan adran 101 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gall awdurdod lleol ddirprwyo’i swyddogaethau buddsoddiadau pensiwn i’r Cyngor, pwyllgorau, is-bwyllgorau neu swyddogion, ond ceir nifer bach o awdurdodau cronfa LGPS nad ydynt yn awdurdodau lleol ac felly mae ganddynt eu trefniadau penodol eu hunain.

9. Mae hefyd yn berthnasol nodi, o dan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Lloegr) 2000 (OS 2000 Rhif 2853) a Rheoliadau Trefniadau Gweithredol Awdurdodau Lleol (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2001 (OS Cymru 2001 Rhif 2291), nad cyfrifoldeb y trefniadau Gweithredol a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 yw’r penderfyniadau statudol a wneir o dan gynlluniau a wnaed o dan adrannau 7, 12 neu 24 Deddf Blwydd-daliadau 1972. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, na all y weithrediaeth wneud penderfyniadau mewn perthynas ag unrhyw ryddid i weithredu i’w arfer o dan yr LGPS, na gwneud penderfyniadau sy’n ymwneud â buddsoddiad y Gronfa Bensiwn a materion cysylltiedig. Mae’r swyddogaethau hyn wedi parhau i fod yn ddarostyngedig i’r un fframwaith deddfwriaethol ag yr oeddent cyn i Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 gael ei phasio, gan gynnwys dirprwyaethau o dan adran 101 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Mae dirprwyaethau felly’n amrywio o’r naill awdurdod lleol i’r llall gan ddibynnu ar amgylchiadau lleol. Fodd bynnag, mae’r Ysgrifennydd Gwladol wedi dweud lle dirprwywyd penderfyniadau o’r fath i bwyllgorau neu swyddogion, yna dylai’r dirprwyaethau hynny barhau. (gweler paragraffau 5.10 a 5.11 o’r Canllawiau Statudol i Awdurdodau Lleol Lloegr – New Council Consitutions: Guidance Pack Volume 1).

10. O dan adran 102 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, mater i’r cyngor sy’n penodi yw penderfynu ar nifer aelodau pwyllgor a’u cyfnod yn y swydd. Gallant gynnwys aelodau pwyllgor nad ydynt yn aelodau o’r cyngor sy’n penodi a gall aelodau o’r fath gael hawliau pleidleisio yn rhinwedd adran 13 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989. Ar y sail hon, mae’n agored i bwyllgorau pensiwn gynnwys cynrychiolwyr o gynghorau dosbarth, aelodau’r cynllun a chynrychiolwyr eraill sy’n aelodau lleyg, gyda neu heb hawliau pleidleisio, ar yr amod eu bod yn gymwys i fod yn aelodau pwyllgor (nodir rheolau cymhwyster yn adran 15 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989).

CEFNDIR STATUDOL

11. Mewn ymateb i gynigion a gyhoeddwyd gan gyn-Swyddfa’r Dirprwy Brif Weinidog, diwygiwyd Rheoliadau Cynlluniau Pensiwn Llywodraeth Leol 1997 i’w gwneud yn ofynnol i awdurdodau gweinyddu LGPS gyhoeddi manylion eu trefniadau llywodraethu a stiwardiaeth erbyn 1 Ebrill 2006. Pwrpas y cam cyntaf hwn oedd mesur y cynnydd a wnaed wrth ddemocrateiddio pwyllgorau a threfniadau llywodraethu LGPS yn gyffredinol ac asesu pa gamau, os o gwbl, y dylid eu cymryd i sicrhau bod pob pwyllgor yn gweithredu’n gyson ar y safonau arfer gorau.  Ar 30 Mehefin 2007, diwygiwyd rheoliadau 1997 ymhellach i’w gwneud yn ofynnol i awdurdodau gweinyddu gyflwyno adroddiad ynghylch i ba raddau y cydymffurfir yn erbyn cyfres o egwyddorion arfer gorau, i’w gyhoeddi gan yr Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol, a lle mae awdurdod wedi dewis peidio â chydymffurfio, i nodi’r rhesymau pam. Mae’n rhaid i’r datganiad cyntaf o’r fath gael ei gyhoeddi erbyn 1 Mawrth 2008.

12. Y ddarpariaeth berthnasol, a ddangosir isod, yw rheoliad 73A o Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol 1997:

“Datganiad cydymffurfiaeth llywodraethu

73A.—(1) Mae’n rhaid i awdurdod gweinyddu baratoi datganiad ysgrifenedig sy’n nodi—

 (a) p’un a ydyw’n dirprwyo ei swyddogaeth, neu ran o’i swyddogaeth, mewn perthynas â chynnal cronfa bensiwn i bwyllgor, is-bwyllgor neu swyddog i’r awdurdod; 

(b) os ydyw’n gwneud hynny—

(i)  telerau, strwythur a gweithdrefnau gweithredol y ddirprwyaeth;

(ii) amlder cyfarfodydd unrhyw bwyllgor neu is-bwyllgor;                 

(iii) a yw panel neu is-bwyllgor o’r fath yn cynnwys cynrychiolwyr awdurdodau cyflogi (gan gynnwys awdurdodau nad ydynt yn gyflogwyr Cynllun) neu aelodau, ac, os felly, a oes gan y cynrychiolwyr hynny hawliau pleidleisio;

(c) i ba raddau y mae dirprwyaeth, neu absenoldeb dirprwyaeth, yn cydymffurfio â chanllawiau a roddwyd gan yr Ysgrifennydd Gwladol ac, i’r graddau nad yw’n cydymffurfio felly, y rhesymau dros beidio â chydymffurfio.

(2) Mae’n rhaid i awdurdod gweinyddu gyhoeddi’r datganiad cyntaf o’i fath ar neu cyn 1 Mawrth 2008.

(3) Mae’n rhaid i awdurdod gweinyddu—

(a) adolygu ei ddatganiad yn dilyn newid sylweddol mewn perthynas ag unrhyw un o’r materion a grybwyllwyd ym mharagraff (1); a  a

(b) chyhoeddi’r datganiad fel y’i diwygiwyd.

(4) Wrth baratoi neu ddiwygio’i ddatganiad rhaid i awdurdod gweinyddu ymgynghori â’r cyfryw bersonau y maent yn eu hystyried yn briodol.

(5) Pan fydd yn cyhoeddi ei ddatganiad, neu’r datganiad fel y’i diwygiwyd, rhaid i awdurdod gweinyddu anfon copi ohono at yr Ysgrifennydd Gwladol.” .

Bydd y rheoliad hwn yn peidio â bod mewn grym o 1 Ebrill 2008 pan fydd rheoliadau 1997 yn cael eu dirymu. Ar ôl y dyddiad hwnnw, bydd y ddarpariaeth berthnasol o dan Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (Gweinyddu) 2007.

DIBEN

13. Mae dau ddiben i’r canllawiau hyn. Yn gyntaf, mae Rhan II o’r canllawiau yn rhoi disgrifiad manwl o bob un o’r egwyddorion arfer gorau y mesurir cydymffurfiaeth yn eu herbyn (gyda phob un o’r egwyddorion yn cael eu nodi mewn teip trwm) ac yn ail, mae’n cynnwys arweiniad ar sut y dylid cwblhau’r datganiad cydymffurfiaeth yn Rhan II.

TERMINOLEG

14. Drwy’r holl bapur hwn, gwahaniaethir rhwng y pwyllgorau neu’r is-bwyllgorau hynny sydd wedi’u cyfansoddi’n ffurfiol o dan adran 101 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (“y prif bwyllgorau”) a phwyllgorau neu baneli eraill sydd wedi’u sefydlu y tu allan i’r ddarpariaeth honno (“pwyllgorau eilaidd”). Oni chyfeirir at “aelodau etholedig”, defnyddir y gair “aelod” lle mae’n ymddangos yn y testun i ddynodi unrhyw aelod o brif bwyllgor neu bwyllgor eilaidd, boed wedi’i ethol ai peidio.

SEFYLLFA AWDURDODAU GWEINYDDU NAD YDYNT YN AWDURDODAU LLEOL

15. Mae Rheoliad 73A o Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol 1997 a’r canllawiau hyn a wnaethpwyd o dan bwerau a roddwyd gan Reoliad 73A(1)(c) o’r rheoliadau hynny yr un mor berthnasol i bob awdurdod gweinyddu LGPS yng Nghymru a Lloegr. Fodd bynnag, cydnabyddir nad yw nifer bach o awdurdodau gweinyddu wedi’u cyfansoddi fel awdurdodau lleol ac felly nid ydynt yn ddarostyngedig i’r fframwaith cyfreithiol a osodwyd ar awdurdodau lleol a’u pwyllgorau gan ddeddfwriaeth llywodraeth leol. Yn yr achosion hyn, mae’n ofynnol o hyd i’r awdurdodau dan sylw fesur i ba raddau y maent yn cydymffurfio â’r egwyddorion a nodir yn Rhan II o’r canllawiau hyn. Lle na allant gydymffurfio, er enghraifft, oherwydd eu sefyllfa arbennig, rhaid iddynt egluro hyn wrth roi rhesymau dros beidio â chydymffurfio.

DEUNYDD DARLLEN AWGRYMEDIG

16. Er nad yw’n rhan ffurfiol o’r canllawiau hyn, argymhellir y dylai awdurdodau gweinyddu a rhanddeiliaid eraill fod yn ymwybodol o gynnwys y dogfennau canlynol:

a) Good Governance Standards for Public Services (y Swyddfa Rheolaeth Gyhoeddus, Alan Langlands – Ionawr 2005)

b) Code of Corporate Governance in Local Government (CIPFA/SOLACE – 2007)

c) Institutional Investment in the UK – A Review (Trysorlys EM – Mawrth 2001)

ch) Local Government Pension Scheme: Pension Fund Decision Making – Guidance Note (Panel Pensiynau CIPFA – 2006)

d) Guidance for Chief Finance Officers: Principles for Investment Decision Making in the Local Government Pension Scheme in the UK (Panel Pensiynau CIPFA – 2001)

RHAN II – YR EGWYDDORION

Rhan II/A – Strwythur

17. Mae gan aelodau etholedig gyfrifoldebau cyfreithiol am stiwardio cronfeydd pensiwn LGPS mewn modd doeth ac effeithiol ac, yn fwy cyffredinol, mae ganddynt ddyletswydd ymddiriedol glir wrth gyflawni eu swyddogaethau. Er nad oes un model unigol ar waith drwy bob un o’r 89 awdurdod cronfa yng Nghymru a Lloegr, rheolir y rhan fwyaf o gronfeydd gan banel ffurfiol sy’n cynrychioli cydbwysedd gwleidyddol yr awdurdod penodol hwnnw. O dan adran 101 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gall awdurdod lleol ddirprwyo ei swyddogaethau statudol i’r Cyngor, paneli, is-baneli neu swyddogion, ond mae nifer bach o awdurdodau cronfa nad ydynt yn awdurdodau lleol ac felly mae ganddynt eu trefniadau penodol eu hunain.

18. Mae strwythurau’r panel ffurfiol a weithredir gan awdurdodau cronfa bensiwn unigol yn adlewyrchu amgylchiadau a blaenoriaethau lleol ac nid cylch gwaith y canllawiau hyn yw rhagnodi dull “un ateb sy’n addas i bawb”.   Dangosodd y dystiolaeth a gasglwyd gan yr Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol yn 2006 fod mwyafrif llethol y paneli hyn yn gweithredu’n effeithlon ac yn effeithiol er gwaethaf yr amrywiadau yn eu cyfansoddiad a’u harferion gwaith. Nid y bwriad felly yw cydraddoli’r gwahaniaethau hyn ond yn hytrach sicrhau bod y gwahanol strwythurau hyn yn adlewyrchu’r egwyddorion arfer gorau a ddisgrifir isod:

a) Lle’r prif banel a sefydlwyd gan y cyngor penodi yw rheoli gweinyddu buddion a rheoli asedau’r gronfa yn strategol.

b) Bod cynrychiolwyr cyflogwyr LGPS sy’n rhan o’r cynllun, cyrff a dderbyniwyd ac aelodau’r cynllun (gan gynnwys pensiynwyr ac aelodau gohiriedig) yn aelodau naill ai o’r prif banel neu’r panel eilaidd a sefydlwyd i fod yn sail i waith y prif banel. 

c) Pan fydd panel neu banel eilaidd wedi’i sefydlu, fod y strwythur yn sicrhau cyfathrebu effeithiol ar draws y ddwy lefel.

ch) Pan fo panel neu banel eilaidd wedi’i sefydlu, fod o leiaf un sedd ar y prif banel yn cael ei neilltuo ar gyfer aelod o’r panel eilaidd neu’r panel.

Rhan II/B – Cynrychiolaeth

19. O dan adran 102 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, mater i’r cyngor penodi yw penderfynu ar nifer aelodau’r panel a’u cyfnod yn y swydd. Gallant gynnwys aelodau o’r panel nad ydynt yn aelodau o’r cyngor penodi a gall aelodau o’r fath gael hawliau pleidleisio (gweler Rhan II/C) yn rhinwedd adran 13 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989. Ar y sail hon, mae’n agored i baneli pensiwn gynnwys cynrychiolwyr o gynghorau dosbarth, aelodau’r cynllun a chynrychiolwyr eraill sy’n aelodau lleyg, gyda hawliau pleidleisio neu hebddynt, ar yr amod eu bod yn gymwys i fod yn aelodau panel (nodir rheolau cymhwystra yn adran 15 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989).

20. Mae nifer y rhanddeiliaid y mae rheolaeth leol y cynllun pensiwn a llywodraethu cronfeydd pensiwn yn effeithio arnynt yn helaeth a derbynnir y byddai’n anymarferol disgwyl i strwythurau panel unigol gwmpasu pob grŵp neu sector sydd â buddiant yn y penderfyniadau sydd i’w  gwneud o dan reoliadau’r cynllun. Bwriad yr egwyddorion canlynol felly yw sicrhau bod cyfansoddiad paneli, yn rhai ffurfiol ac eilaidd fel y’i gilydd, yn cynnig y cyfle i’r holl randdeiliaid allweddol gael eu cynrychioli. Er enghraifft, mae’n amlwg bod gan aelodau gohiriedig y cynllun ac aelodau sy’n bensiynwyr fuddiant ym mherfformiad paneli pensiwn ond mewn llawer o achosion, byddai’n anymarferol disgwyl iddynt gael cynrychiolaeth uniongyrchol ar banel. Yn hytrach, nid oes rheswm pam na allai cynrychiolydd aelodau cynllun gweithredol weithredu hefyd ar ran aelodau gohiriedig o’r cynllun ac aelodau sy’n bensiynwyr. Yn yr un modd, gellid cynnig un sedd yn strwythur y panel i rywun i gynrychioli’r sector addysg yn ei gyfanrwydd, yn hytrach na chael cynrychiolwyr unigol ar gyfer Colegau AB, Prifysgolion, academïau, etc. 

21. Hefyd gellid gwahodd sylwedydd proffesiynol annibynnol i gymryd rhan yn y trefniant llywodraethu i wella profiad, parhad, gwybodaeth, didueddrwydd a pherfformiad paneli. Gallai penodiad o’r fath wella amgyffrediad y cyhoedd fod safonau llywodraethu uchel yn realiti ac nid yn uchelgais yn unig. Ar ben hynny, byddai’r sylwedydd annibynnol mewn sefyllfa ddelfrydol i gynnal asesiadau annibynnol mewn perthynas â chydymffurfio yn erbyn egwyddorion Myners, o ran adroddiad dilynol 2004 ac ymgynghoriad diweddaraf NAPF ar y camau nesaf, ynghyd â meincnodau eraill y mesurir perfformiad awdurdod y Gronfa yn eu herbyn. Mae rheoli risgiau’n gonglfaen llywodraethu da a rôl ychwanegol ar gyfer y sylwedydd annibynnol fyddai cynnig ymagwedd ymarferol at fynd i’r afael â risgiau a’u rheoli, eu heffeithiau posib a’r hyn y dylid ei wneud i’w lliniaru ac a yw costau gwneud hynny’n gymesur.

a) Bod pob rhanddeiliad allweddol yn cael y cyfle i gael ei gynrychioli o fewn strwythur y prif banel neu’r panel eilaidd. Mae’r rhain yn cynnwys:

i) awdurdodau sy’n cyflogi (gan gynnwys cyflogwyr nad ydynt yn rhan o’r cynllun, e.e. cyrff a dderbyniwyd)

ii) aelodau’r cynllun (gan gynnwys aelodau gohiriedig o’r cynllun ac aelodau sy’n bensiynwyr),

iii) sylwedyddion proffesiynol annibynnol, ac

iv) ymgynghorwyr arbenigol (ar sail ad-hoc).

b)  Lle mae aelodau lleyg yn eistedd ar brif banel neu banel eilaidd, cânt eu trin yn gyfartal o ran mynediad at bapurau a chyfarfodydd a hyfforddiant a rhoddir cyfle llawn iddynt gyfrannu at y broses gwneud penderfyniadau, gyda hawliau pleidleisio neu hebddynt.

Rhan II/C – Dewis aelodau lleyg a’u rôl

22. Mae’n bwysig pwysleisio nad yw’n rhan o gylch gwaith awdurdod y Gronfa i weinyddu’r broses ddewis ar gyfer aelodau lleyg sy’n eistedd ar brif baneli neu baneli eilaidd na sicrhau eu presenoldeb mewn cyfarfodydd, oni bai eu bod yn dymuno gwneud hynny. Eu rôl yw penderfynu pa sectorau neu grwpiau sydd i’w gwahodd i eistedd ar baneli LGPS neu baneli a sicrhau bod llefydd ar gael. Mae cynrychiolaeth effeithiol yn broses ddwy ffordd lle mae awdurdodau’r Gronfa yn darparu’r cyfle a’r cyrff cynrychioliadol yn cychwyn y broses ddethol ac yn bwrw ymlaen â hi dan oruchwyliaeth gyffredinol awdurdod y Gronfa. 

23. Mae aelodau o brif banel penderfynu LGPS yn yr un sefyllfa ag ymddiriedolwyr yn y sector preifat. Mae ar ymddiriedolwyr ddyletswydd gofal i’w buddiolwyr ac mae’n ofynnol iddynt weithredu er eu lles pennaf drwy’r amser, yn enwedig o ran eu penderfyniadau buddsoddi.   Nid ydynt yno i gynrychioli eu buddiant lleol, gwleidyddol neu breifat eu hunain. Ar brif banel, rhaid i fuddiannau’r cynllun a’i fuddiolwyr bob amser gael eu gosod cyn buddiannau grwpiau neu sectorau unigol a gynrychiolir ar y panel tra ar baneli neu baneli eilaidd nad ydynt yn destun gofynion Deddf Llywodraeth Leol 1972, gellir adlewyrchu buddiannau preifat mewn gweithrediadau. 

a) Bod y panel neu aelodau’r panel yn cael gwybod yn llawn am y statws, y rôl a’r swyddogaeth y mae’n ofynnol iddynt eu cyflawni naill ai ar brif banel neu banel eilaidd.

Rhan II/D – Pleidleisio

24. Er bod arolwg 2006 a gynhaliwyd gan yr Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol wedi datgelu bod pleidleisiau ffurfiol a fwriwyd gan baneli LGPS yn brin, mae’n bwysig nodi ar ba sail gyfreithiol y mae hawliau pleidleisio’n cael eu rhagnodi i aelodau etholedig a lleyg, neu y gellir eu rhagnodi felly.

            Aelodau etholedig yr awdurdod gweinyddu

a) Mae gan bob aelod etholedig sy’n eistedd ar baneli LGPS hawliau pleidleisio’n naturiol. Mae Rheoliad 5(1)(d) o Reoliadau Llywodraeth Leol (Panel a Grwpiau  Gwleidyddol) 1990 (OS Rhif 1553/1990) yn amodi y bydd hawliau pleidleisio’n cael eu rhoi i berson a benodwyd i is-banel o banel a sefydlwyd o dan Ddeddf Blwydd-daliadau 1972 sy’n aelod o’r awdurdod a benododd y panel.

Aelodau etholedig awdurdodau ar wahân i’r awdurdod gweinyddu ac aelodau lleyg.

b) O dan adrannau (13)(1)(a) a (2)(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989, caiff person sy’n aelod o banel a benodwyd gan awdurdod o dan Ddeddf Blwydd-daliadau 1972 ond nad yw’n aelod o’r awdurdod hwnnw, ei drin fel aelod di-bleidlais o’r panel hwnnw. Fodd bynnag, mae darpariaethau adran 13(3) a (4) o Ddeddf 1989 yn caniatáu disgresiwn awdurdod gweinyddu ynghylch a yw aelod o banel yn cael ei drin fel aelod pleidleisio neu ddibleidlais.

            Aelodau lleyg o baneli ymgynghorol, etc

c) Gan nad ydynt yn baneli a gyfansoddwyd yn ffurfiol, nid yw paneli eilaidd na phaneli y mae aelodau lleyg yn eistedd arnynt yn ddarostyngedig i’r cyfyngiadau a osodwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 ar hawliau pleidleisio.  Dan yr amgylchiadau hyn, nid oes dim i atal hawliau pleidleisio rhag cael eu cyflwyno gan yr awdurdod gweinyddu ar bob aelod lleyg sy’n eistedd ar baneli neu baneli anffurfiol y tu allan i’r prif banel gwneud penderfyniadau.

25. Nid yw’r ffordd y mae awdurdod gweinyddu yn penderfynu gwneud fel y gwêl yn dda a rhoi hawliau pleidleisio i aelodau lleyg yn fater sy’n cael ei gynnwys yng nghylch gwaith yr Ysgrifennydd Gwladol, o dan ei bwerau gwneud rheoliadau o dan Ddeddf Blwydd-daliadau 1972. Mae ystyried a ddylid rhoddi hawliau pleidleisio i gynrychiolwyr aelodau cynllun neu gyngor dosbarth, er enghraifft, yn fater i awdurdodau gweinyddu unigol ei ystyried a phenderfynu arno yng ngoleuni cyfansoddiad y cyngor penodi. Mae Rheoliad 73A(1)(b)(iii) o Reoliadau 1997 eisoes yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod gweinyddu gynnwys yn ei ddatganiad fanylion ynghylch i ba raddau y rhoddwyd hawliau pleidleisio i rai cynrychiolwyr, ond nid yw’n estyn i’r angen i roi rhesymau lle nad yw hyn yn wir.

a) Mae polisi awdurdodau gweinyddu unigol ar hawliau pleidleisio’n glir ac yn dryloyw, gan gynnwys y cyfiawnhad dros beidio ag estyn hawliau pleidleisio i bob corff neu grŵp a gynrychiolir ar brif baneli LGPS.

Rhan II/E – Hyfforddiant/Amser cyfleuster/Treuliau

26. Yn 2001, derbyniodd y Llywodraeth y deg egwyddor buddsoddi a argymhellwyd gan Paul Myners yn ei adroddiad “Institutional Investment in the UK”. Roedd yr egwyddor gyntaf, “Effective Decision Making”, yn gofyn i benderfyniadau gael eu gwneud yn unig gan yr unigolion neu’r sefydliadau hynny sydd â’r sgiliau, yr wybodaeth a’r adnoddau angenrheidiol i’w gwneud mewn modd effeithiol. Ar ben hynny, os yw ymddiriedolwyr – neu yn achos yr LGPS, aelodau o baneli ffurfiol – yn gwneud penderfyniadau buddsoddi, fod ganddynt ddigon o arbenigedd i allu gwerthuso unrhyw gyngor a gânt mewn modd beirniadol.

27. Mae Rheoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (Rheoli a Buddsoddi Cronfeydd) 1998 (fel y’u diwygiwyd) eisoes yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau gweinyddu adrodd am i ba raddau y cydymffurfir â’r egwyddor hon. Ond ar fater ehangach llywodraethu, mae’r un mor bwysig eu bod yn adrodd am i ba raddau y caiff cyfleusterau hyfforddi, etc, eu hestyn i aelodau lleyg sy’n eistedd naill ai ar brif baneli LGPS neu baneli eilaidd.

28. Os yw’r holl randdeiliaid a gynrychiolir ar baneli LGPS neu baneli i fodloni’r safonau uchel a nodir yng nghyfres Myners o egwyddorion buddsoddi, mae’n dilyn y dylid rhoi cyfle cyfartal i hyfforddiant, ac felly amser cyfleuster, i bob aelod lleyg. Dylent hwy hefyd gael mynediad at yr adnoddau a fyddai’n eu galluogi i werthuso’r cyngor arbenigol a gomisiynwyd gan y prif banel buddsoddi ac i wneud sylwadau’n unol â hynny. Ond nid mater i’w ragnodi’n genedlaethol yw’r ffordd y mae hyn yn cael ei gyflawni’n lleol, yn arbennig, y polisi a fabwysiedir gan awdurdod gweinyddu unigol neu awdurdod lleol ar ad-dalu costau y mae panel neu aelodau panel yn mynd iddynt. Ar y sail hon, mae’r safon arfer gorau y mae gofyn i awdurdodau gweinyddu ei defnyddio i fesur eu hunain yn canolbwyntio ar i ba raddau y mae ganddynt bolisi clir a thryloyw ar hyfforddiant, amser cyfleuster ac ad-dalu treuliau ac a yw’r polisi hwn yn wahanol yn ôl y math o aelod, er enghraifft, aelod etholedig neu gynrychiolydd aelodau cynllun

a) Mewn perthynas â’r ffordd y mae penderfyniadau statudol a chysylltiedig yn cael eu gwneud gan yr awdurdod gweinyddu, mae polisi clir ar hyfforddiant, amser cyfleuster ac ad-dalu treuliau mewn perthynas ag aelodau sy’n rhan o’r broses gwneud penderfyniadau.

b) Pan fydd polisi o’r fath yn bodoli, mae yr un mor berthnasol i bob aelod o baneli, is-baneli, paneli ymgynghorol neu unrhyw fath arall o fforwm eilaidd.

Rhan II/F – Cyfarfodydd (amlder/cworwm)

29. O’r dystiolaeth a gasglwyd yn 2006 gan yr Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol, mae’n amlwg bod y rhan fwyaf o’r awdurdodau gweinyddu sydd wedi cyflwyno strwythur panel aml-lefel yn gweithredu cylchoedd adrodd/cyfarfod gwahanol ar gyfer pob panel. Yn achos prif baneli ffurfiol, mae’r rhain yn tueddu i gyfarfod, ar gyfartaledd, o leiaf bob chwarter, er bod ambell enghraifft lle cynhelir cyfarfodydd yn llai aml. Fel rheol gyffredinol, disgwylir y dylai prif baneli gyfarfod bob chwarter o leiaf. Er ei bod yn bwysig y dylai unrhyw baneli neu baneli eilaidd hefyd gyfarfod yn rheolaidd ac yn gyson, derbynnir na ddylid gorfodi na disgwyl y dylai fod yr un nifer o gyfarfodydd prif banel a phanel eilaidd. Ond fel mater o arfer gorau, disgwylir y dylid cynnal cyfarfodydd eilaidd o leiaf ddwywaith y flwyddyn

30. Er bod mwyafrif llethol yr awdurdodau gweinyddu’n gweithredu polisïau cynrychiolaeth effeithiol, datgelodd y dystiolaeth a gasglwyd yn 2006 gan yr Adran Cymunedau a Llywodraeth Leol ddyrnaid bach o awdurdodau sy’n cyfyngu ar aelodaeth eu paneli i aelodau etholedig yn unig. Mewn termau cyfreithiol, caniateir hyn, ond o ran arfer gorau, mae’n brin iawn o gyrraedd nodau’r Llywodraeth i wella pa mor ddemocrataidd yw paneli LGPS. Yn yr achosion hynny lle nad yw rhanddeiliaid, yn arbennig, aelodau’r cynllun, yn cael eu cynrychioli, disgwylir y bydd awdurdodau gweinyddu’n darparu ffyrdd amgen i gyflogwyr y cynllun, aelodau’r cynllun, aelodau sy’n bensiynwyr, er enghraifft, fod yn rhan o’r broses gwneud penderfyniadau. Gall hyn fod ar ffurf sioeau teithiol cyflogwyr neu gyfarfodydd cyffredinol blynyddol lle mae mynediad yn agored i bawb a lle gellir cyfeirio cwestiynau at aelodau’r prif banel. 

a) Bod prif banel neu baneli awdurdod gweinyddol yn cyfarfod o leiaf bob chwarter.

b) Bod panel neu banel eilaidd awdurdod gweinyddu’n cyfarfod o leiaf ddwywaith y flwyddyn a bod y rhain wedi’u cydamseru â’r dyddiadau pan fydd y prif banel yn eistedd.

c) Bod awdurdodau gweinyddu nad ydynt yn cynnwys aelodau lleyg yn eu trefniadau llywodraethu ffurfiol, yn darparu fforwm y tu allan i’r trefniadau hynny lle gellir cynrychioli buddiannau rhanddeiliaid allweddol.

Rhan II/G – Mynediad

31. Mae’r bobl y mae’r cyngor penodi yn ymddiried ynddynt i wneud penderfyniadau buddsoddi, a phenderfyniadau statudol eraill, yn fater i’r cyngor hwnnw ei ystyried a phenderfynu arno. Fodd bynnag, mae’n bwysig bod gan eraill, y tu allan i’r broses ffurfiol honno o wneud penderfyniadau ond sydd rhywsut yn rhan o’r trefniant llywodraethu cyffredinol, fynediad cyfartal at bapurau panel a dogfennau eraill y mae’r prif banel yn dibynnu arnynt wrth wneud ei benderfyniadau.

32. Ni ddylai’r ffaith nad yw hawliau pleidleisio yn cael eu rhoi i aelodau lleyg unigol olygu bod eu statws yn is na’r aelodau hynny sy’n gwasanaethu ar y prif banel a chanddynt hawliau pleidleisio llawn. Mae gan baneli neu baneli eilaidd rôl glir i gynnal gwaith y prif banel a dylanwadu arno ac ni allant wneud hynny oni bai fod mynediad cyfartal. 

a) Yn amodol ar unrhyw reolau yng nghyfansoddiad y cyngor, fod gan bob aelod o brif baneli neu baneli eilaidd fynediad cyfartal at bapurau panel, dogfennau a chyngor sydd i’w hystyried yng nghyfarfodydd y prif banel.

Rhan II/H – Cwmpas

33. Yn draddodiadol, mae paneli LGPS wedi canolbwyntio ar reoli a buddsoddi’r arian y maent yn ei oruchwylio gyda chwestiynau sy’n deillio o’r prif gynllun yn cael sylw gan swyddogion ag awdurdod dirprwyedig o dan gyfansoddiad y cyngor. Yn ystod y cyfnod diweddar, fodd bynnag, a chan adlewyrchu’r duedd tuag at ddatganoli, daeth awdurdodau gweinyddu’n gyfrifol am lunio nifer sylweddol o benderfyniadau polisi ar faterion fel diddymu, digolledu ac arfer eu rhyddid i weithredu o dan reoliadau’r cynllun. Mae’r rhain yn benderfyniadau allweddol a ddylai fod dan oruchwyliaeth drylwyr y prif banel. Gyda’r posibilrwydd y bydd rhyw fath o drefniant rhannu costau ar waith erbyn mis Mawrth 2009, mae’n amlwg bod materion allweddol eraill  yn ymwneud â’r cynllun, y tu allan i’r maes buddsoddi, y gallai fod angen i brif baneli fynd i’r afael â nhw yn y dyfodol. O ystyried y costau digon sylweddol sydd ynghlwm wrth weithredu cronfeydd, mae angen i baneli LGPS a phaneli gael adroddiadau rheolaidd ar weinyddu eu cynllun i sicrhau bod y safonau arfer gorau yn cael eu targedu a’u bodloni ac, ar ben hynny, i fodloni eu hunain a chyfiawnhau i’w rhanddeiliaid fod y Gronfa’n cael ei gweithredu’n effeithiol. Byddai hyn yn golygu adolygu trefniadau llywodraethu’r panel a’r defnydd effeithiol o’i ymgynghorwyr i sicrhau bod penderfyniadau cadarn yn cael eu gwneud. Yma, byddai defnyddio sylwedydd proffesiynol annibynnol, heb unrhyw wrthdaro buddiannau, yn galluogi dull cwbl wrthrychol o ymdrin â stiwardiaeth y Gronfa.

34. Mae hyn i gyd yn dangos y bydd paneli LGPS efallai’n dod yn fwy amlddisgyblaethol nag y buont yn y gorffennol, gydag effaith ganlyniadol ar aelodaeth a hyfforddiant. Er enghraifft, os yw paneli LGPS yn mynd i wneud penderfyniadau a allai effeithio ar y mecanwaith rhannu costau, mae’n rhesymol disgwyl i gynrychiolwyr aelodau’r cynllun fod yn bresennol ar y paneli gwneud penderfyniadau hynny, o ystyried y gallai’r penderfyniadau hynny gael effaith uniongyrchol ar sefyllfa aelodau’r cynllun o dan y cynllun.

35. Er y gallai paneli LGPS gael rôl ehangach yn y dyfodol nag a geir ar hyn o bryd, gall awdurdodau gweinyddu unigol fabwysiadu strategaethau gwahanol i fodloni’r gofynion newydd hyn. Efallai mai’r dull mwy traddodiadol fyddai ehangu cwmpas paneli buddsoddi presennol i gynnwys cynllun cyffredinol a materion gweinyddol eraill. Ond eisoes, mae tystiolaeth i awgrymu bod rhai awdurdodau gweinyddu wedi dewis sefydlu is-baneli newydd yn lle hynny i ddelio â materion cynllun nad ydynt yn ymwneud â buddsoddiad yn unig.   Nid pwrpas y canllawiau hyn yw rhagnodi’r ffordd y mae  awdurdodau gweinyddu’n datblygu ac yn addasu i ddatblygiadau cynllun. Yn hytrach, y bwriad yw cynyddu’r ymwybyddiaeth fod yn rhaid i awdurdodau gweinyddu a’u paneli fod yn hyblyg ac yn barod i newid er mwyn adlewyrchu newidiadau i’r cynllun a materion pensiynau ehangach.

a) Bod awdurdodau gweinyddu wedi cymryd camau i ddod â materion ehangach y cynllun o fewn cwmpas eu trefniadau llywodraethu.

Rhan II/I – Cyhoeddusrwydd

36. Un elfen allweddol o wneud trefniadau llywodraethu LGPS yn fwy democrataidd yw cynyddu’r ymwybyddiaeth bod cyfleoedd yn bodoli i gynrychiolwyr aelodau’r cynllun a chyflogwyr LGPS, er enghraifft, ddod yn rhan o’r trefniadau hyn. Ond ni ddylai’r baich am gynyddu ymwybyddiaeth fod ar ysgwyddau’r awdurdod gweinyddu’n gyfan gwbl. Mae cynrychiolwyr aelodau’r cynllun a chyflogwyr y cynllun yr un mor gyfrifol am ddilyn datblygiadau yn y maes hwn a chwarae rhan weithredol yn y broses o ddethol a phenodi panel neu aelodau panel. Y peth gorau yw gadael hyn i ddewis a disgresiwn lleol. Fodd bynnag, atgoffir awdurdodau gweinyddu, o dan Reoliad 76B(1)(e) o Reoliadau 1997, fod yn rhaid iddynt gynnwys y fersiwn ddiweddaraf o’u Datganiad Cydymffurfiaeth Llywodraethu yn eu Hadroddiad Blynyddol am y Gronfa Bensiwn. a) Bod awdurdodau gweinyddu wedi cyhoeddi manylion eu trefniadau llywodraethu yn y fath fodd fel y gall rhanddeiliaid sydd â buddiant yn y modd y llywodraethir y cynllun, fynegi diddordeb mewn bod yn rhan o’r trefniadau hynny.

Datganiad Cydymffurfiaeth Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe

Egwyddor A – Strwythur

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x
b)				x
c)					DD/B
ch)					DD/B

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-   b) Mae gan gynrychiolydd o gyflogwr awdurdod anweinyddol gynrychiolaeth bleidleisio lawn ar y prif banel

Egwyddor B – Cynrychiolaeth

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a i)					x
a ii)				x
a iii)					x
a iv)					x
b)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)   a ii) Tybiwyd bod cyflogwyr o fewn y cynllun yn ysgwyddo’r risg buddsoddi/cyfrannu, gyda chyfraniadau aelodau’r cynllun yn cael eu gwarantu a’u mesur drwy statud gan negyddu rheidrwydd unrhyw gynrychiolaeth aelod ar banel a oedd yn delio’n bennaf â materion buddsoddi o ganlyniad. Caiff yr ymagwedd hon ei hadolygu yng ngoleuni cynigion parthed aelodau’r cynllun yn rhannu’r risg mewn cynigion sy’n ddisgwyliedig yn 2013.

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-   a i) Mae gan gynrychiolydd o gyflogwr awdurdod anweinyddol gynrychiolaeth bleidleisio lawn ar y prif banel.

Egwyddor C – Dewis Aelodau Lleyg a’u rôl

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-

Egwyddor D – Pleidleisio

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-

Egwyddor E – Hyfforddiant/Amser Cyfleuster /Treuliau

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x
b)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-   a iv) Mae nodi a darparu hyfforddiant i ymddiriedolwyr yn broses gydweithredol rhwng aelodau’r panel a swyddogion y cynllun i benderfynu ar ba mor briodol ydynt. Cymeradwyir yr holl gostau/ dreuliau priodol gan Brif Swyddog y Trysorlys a Thechnegol a/neu Bennaeth y Gwasanaethau Ariannol o fewn y gyllideb treuliau Buddsoddi/Gweinyddol a nodwyd.

Egwyddor F – Cyfarfodydd (amlder/cworwm)

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x
b)					Dd/B
c)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-   c) Mae’r rhain yn cynnwys Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol a sioeau teithiol i aelodau’r cynllun/gyflogwyr y cynllun.

Egwyddor G – Mynediad

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-

Egwyddor H – Cwmpas

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-   a) Mae’r prif banel bob amser wedi ystyried yr holl faterion sy’n gysylltiedig â’r Gronfa Bensiwn o fewn ei gylch gwaith.

Egwyddor I – Cyhoeddusrwydd

	Ddim yn cydymffurfio*                             Cydymffurfio’n Llawn
a)					x

* Defnyddiwch y lle hwn i esbonio’r rheswm dros beidio â chydymffurfio (rheoliad 73A(1)(c)/Rheoliadau 1997)

Defnyddiwch y lle hwn os ydych am ychwanegu unrhyw beth i esbonio neu ymhelaethu ar y barnau a nodir uchod:-

Rhif fersiwn	Manylion y Newid	Dyddiad
1.0		Medi 2024