Polisi Canmoliaethau a Chwynion Pensiynau

Mae Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe’n gweinyddu’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (CPLlL) ar ran mwy na 20 gyflogwyr sy’n gymwys i gymryd rhan yn y cynllun.

Nod y Gronfa Bensiwn yw darparu gwasanaeth cost effeithiol o safon i’n holl gwsmeriaid, ac mae hyn yn berthnasol i ddarpar-aelodau, aelodau gweithredol, aelodau gohiriedig ac aelodau sy’n bensiynwyr, yn ogystal â chyflogwyr y Gronfa a chyrff allanol. Rydym yn hapus i dderbyn unrhyw adborth neu ganmoliaethau gan ein cwsmeriaid, boed yn negyddol neu’n gadarnhaol. Fodd bynnag, os ydych chi’n teimlo bod yr is-adran wedi methu anrhydeddu’n hymrwymiad a bod y gwasanaeth cwsmeriaid rydych wedi’i dderbyn yn llai na boddhaol, mae proses gwyno ar waith. Sylwer y caiff unrhyw gŵyn(ion) a dderbynnir eu hystyried o ddifrif a chynhelir adolygiad gyda’r nod o gyflwyno gwasanaeth gwell. Mae gwybodaeth am y Polisi Canmoliaethau a Chwynion ar gael yn yr Adroddiad Cronfeydd blynyddol.

Gweithdrefn Canmoliaethau a Chwynion

• Fel awdurdod dwyieithog, rydym yn croesawu unrhyw sylwadau, ganmoliaethau neu gwynion yn Saesneg, Cymraeg (ac ieithoedd eraill ar gais), braille neu brint mawr etc., ac anfonir ymateb atoch drwy eich dull cyfathrebu dewisol.
• Os ydych yn dymuno gwneud sylw(adau), rhoi canmoliaeth(au) neu wneud cwyn/cwynion, cysylltwch â’r Is-adran Pensiynau yn ysgrifenedig, naill ai drwy e-bost yn pensiynau@abertawe.gov.uk <mailto:pensions@swansea.gov.uk>, neu drwy ysgrifennu i’r Is-adran Pensiynau, Canolfan Ddinesig, Heol Ystumllwynarth, Abertawe SA1 3SN.

Wrth dderbyn cwyn, byddwn yn:

• Anfon cadarnhad ysgrifenedig o dderbyn y gŵyn o fewn 5 niwrnod gwaith o dderbyn eich gohebiaeth.
• Ceisio datrys y gŵyn o fewn 10 niwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn.  Fodd bynnag, os yw’ch cwyn yn un gymhleth, efallai bydd y cyfnod i’w datrys yn hwy na 10 niwrnod. Yn yr achos hwn, byddwn yn rhoi diweddariadau rheolaidd i chi i ddweud pa mor hir fydd y broses hon yn para.
• Byddwn yn ymdrin â’ch cwyn mewn ffordd agored a gonest a byddwn yn sicrhau nad yw eich ymwneud â ni yn y dyfodol yn dioddef oherwydd eich bod wedi cwyno.

Yn unol â’n hymrwymiad i gydraddoldeb, ein nod yw cynnal eich hawl i gyfrinachedd a phreifatrwydd ar bob adeg, a sicrhau eich bod yn cael eich trin yn deg.

Gan ddibynnu ar natur y gŵyn, efallai y bydd angen cwrdd â’r unigolyn a gwynodd yn ystod yr ymchwiliad er mwyn canfod mwy o ffeithiau a thrafod y pryderon a godwyd yn fanylach.

Wrth gwblhau’r ymchwiliad i’r gŵyn, caiff cadarnhad o’r casgliadau ei anfon atoch drwy eich dull cyfathrebu dewisol, er enghraifft drwy e-bost neu lythyr.

Os bydd yr ymchwiliad yn dod i’r casgliad ein bod wedi methu wrth ddarparu gwasanaeth, ynghyd â’n hymddiheuriadau byddwch yn derbyn esboniad ynghylch sut digwyddodd hyn, a chadarnhad o’r newidiadau a wnaed i atal yr un peth rhag digwydd eto.

Yr hyn rydym yn ei ddisgwyl gan ein cwsmeriaid

Mae gan bob achwynydd yr hawl i leisio barn ac i gael ei ddeall a’i barchu. Fodd bynnag, yn ystod cyfnodau o drafferth neu ofid; efallai bydd rhai pobl yn ymddwyn yn groes i’w cymeriad ac efallai y cafwyd amgylchiadau gofidus neu annifyr sydd wedi arwain at y gŵyn. Nid ydym yn ystyried ymddygiad yn annerbyniol am fod rhywun yn benderfynol neu’n ddi-ildio.

Mae gan staff yr Is-adran Pensiynau yr un hawliau â’r cwsmeriaid, sef cael eu trin mewn ffordd deg a pharchus, ac felly ni fyddwn yn goddef unigolyn sy’n ymosodol neu’n fygythiol neu sy’n gwneud gofynion afresymol.

Os ystyrir bod achwynydd yn ymddwyn mewn modd afresymol, efallai bydd angen cyfyngu ar gyswllt, yn unol â pholisi ymddygiad afresymol cwsmeriaid y cyngor:www.abertawe.gov.uk/ymddygiad

Beth i’w wneud os ydych chi’n anfodlon ar ganlyniad yr ymchwiliad i’ch cwyn

Os ydych chi’n anhapus ag ymateb yr adran, dylech gwyno i’r adran honno gan wneud cwyn lefel 2 yn unol â Pholisi a Gweithdrefn Gwynion y cyngor. I gael mwy o wybodaeth, cyfeiriwch at y canlynol: https://www.abertawe.gov.uk/article/7327/Gwneud-Cwyn

Cwynion Lefel 2

• Os nad ydych wedi derbyn ymateb gan yr Adran Gwasanaeth o fewn 10 niwrnod gwaith, heb reswm da, neu os ydych wedi derbyn esboniad neu ymateb ac rydych chi’n anhapus o hyd, gallwch gyfeirio’ch cwyn i’r Tîm Cwynion drwy ffonio: (01792) 637345 neu e-bostio complaints@swansea.gov.uk <mailto:complaints@swansea.gov.uk>
• Bydd y Tîm Cwynion yn adolygu cwynion ar ran y Prif Weithredwr.
• Caiff eich cwyn ei chofnodi, a byddwch yn derbyn ymateb o fewn 20 niwrnod gwaith. Weithiau bydd y cyfnod yn hwy, ond byddwn yn cadw mewn cysylltiad â chi os dyma fydd yr achos. 

Beth os ydych chi’n dal i fod yn anfodlon?

Cwyno i’r Ombwdsmon

Os nad ydych chi’n fodlon ar ganlyniad eich cwyn ar ôl ei dilyn drwy’r dau gam cwyno, efallai byddwch am gyfeirio’r mater at yr Ombwdsmon Pensiynau.

Gall yr Ombwdsmon ymchwilio i unrhyw gŵyn neu anghydfod sy’n ymwneud â gweinyddu neu reoli cynlluniau pensiwn galwedigaethol.

Os nad oes modd datrys eich cwyn neu’ch anghydfod, gallwch gyflwyno cais o fewn 3 blynedd i’r digwyddiad(au) rydych yn cwyno amdano/amdanynt, neu o fewn 3 blynedd i glywed am y digwyddiad(au) am y tro cyntaf (neu y dylech fod wedi clywed amdano am y tro cyntaf). Defnyddir disgresiwn wrth benderfynu a fydd cyfyngiadau amser yn cael eu hestyn.

Manylion Cyswllt:

Os oes gennych unrhyw ymholiadau cyffredinol am bensiynau neu os ydych chi’n ceisio cyngor ynghylch eich pensiwn, ffoniwch y Gwasanaeth Ymgynghori ar Bensiynau (TPAS):

Mae’r Rheolydd Pensiynau (RhP) yn rheolydd cynlluniau pensiynau sy’n ymwneud â’r gwaith ac mae ganddo’r bwerau i amddiffyn aelodau rhag twyll. Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch cynllun pensiwn, gallwch roi gwybod am eich pryderon drwy gysylltu â’r Rheolydd Pensiynau:

Rhif ffôn:  0345 0600 0707

Gwefan: www.thepensionregulator.gov.uk

Gweithdrefn Datrys Anghydfodau Mewnol

Os byddwch chi’n anghytuno â phenderfyniad a wnaed gan eich cyflogwr neu’r Gronfa Bensiwn mewn perthynas â’ch buddion gan y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (CPLlL), mae proses gwyno dau gam ar waith a adwaenir fel y Weithdrefn Datrys Anghydfodau Mewnol (IDRP).

Gallwch wneud cwyn dan yr IDRP os ydych chi’n:

• Ddarpar Aelod, sy’n ystyried ymuno â’r cynllun;
• Aelod Gweithredol sy’n cyfrannu at y cynllun ar hyn o bryd;
• Aelod Gohiriedig, sydd wedi gadael y cynllun ond mae eich buddion yn y Gronfa Bensiwn o hyd; neu
• Aelod Pensiwn, sy’n derbyn buddion pensiwn gan y Gronfa Bensiwn ar hyn o bryd.

Wrth wneud eich cwyn, gallwch ddewis rhywun arall i gynrychioli’ch achos – ffrind, perthynas, cyfreithiwr neu gynrychiolydd undeb er enghraifft.

Cam 1: Cwyn Swyddogol

Dylech gwyno’n ysgrifenedig i bwy bynnag sydd ar fai yn eich barn chi, sef naill ai eich cyflogwr neu’r Gronfa Bensiwn, drwy gwblhau’r ffurflen gais ddatodadwy o fewn 6 mis i’r broblem godi. Ymchwilir i ffeithiau eich achos ynghyd â rheoliadau’r cynllun ac unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol arall.

Dylech dderbyn ymateb ysgrifenedig o fewn deufis i dderbyn eich manylion. Caiff y penderfyniad ei gadarnhau neu, fel arall, rhoddir rhesymau dros unrhyw oedi wrth ddarparu’r canlyniad.

Ar gyfer cwyn yn erbyn eich cyflogwr, cwblhewch y ffurflen IDPR a’i dychwelyd i’ch cyflogwr. Mae’n rhaid i’ch cyflogwr roi gwybod i chi am ei ddyfarnwr mewn perthynas â’r CPLlL, ei deitl swydd a’i gyfeiriad cyswllt.

Ar gyfer unrhyw gwynion yn erbyn y Gronfa Bensiwn, cwblhewch y ffurflen a’i dychwelyd i:

Yr Adran Bensiynau
Dinas a Sir Abertawe
Canolfan Ddinesig
Abertawe
SA1 3SN
e-bost: pensiynau@abertawe.gov.uk

Cam 2: Apêl Bellach

Os ydych chi’n anhapus â’r penderfyniad Cam 1, mae gennych 6 mis i apelio i ddyfarnwr Cam 2 a benodwyd gan y Gronfa Bensiwn. Mae’n rhaid i chi gyflwyno’ch apêl Cam 2 yn ysgrifenedig, a dylech gynnwys manylion y penderfyniad a wnaed yng Ngham 1.

Gallwch hefyd fynd yn syth i Gam 2 os:

• Rydych wedi cwblhau Cam 1 ac nid ydych wedi derbyn ymateb o fewn 3 mis i wneud eich apêl; neu
• Rydych wedi cwblhau Cam 1 ac nid ydych wedi derbyn penderfyniad o fewn mis i’r dyddiad y dywedwyd wrthych y byddech yn ei dderbyn. 

Dylai’r dyfarnwr Cam 2 ymateb i chi o fewn deufis i dderbyn eich cwyn.

Ar gyfer pob cais Cam 2 dylech gwblhau’r ffurflen gais a’i dychwelyd i:

Dyfarnwr IDRP Cam 2
Gwasanaethau Cyfreithiol
Dinas a Sir Abertawe
Canolfan Ddinesig
Abertawe
SA1 3SN

Cwestiynau cyffredin (CC)

A yw’r polisi hwn yn cynnwys yr holl gwynion?

Os yw’ch cwyn yn ymwneud â chais Rhyddid Gwybodaeth neu Doriad Diogelu Data, mae gweithdrefnau ar wahân ar waith. I gael mwy o wybodaeth ynghylch Rhyddid Gwybodaeth, dyma’r manylion cyswllt:

I gael mwy o wybodaeth ynghylch diogelu data yn y cyngor, cyfeiriwch at y canlynol: https://www.abertawe.gov.uk/caisrhyddidgwybodaeth.  Fel arall, gallwch fynd i wefan Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe i weld ein hysbysiad preifatrwydd llawn www.swanseapensionfund.org.uk/cy/hysbysiad-preifatrwydd/

Beth os yw’r gŵyn yn ymwneud â mwy nag un is-adran/sefydliad?

Os yw’ch cwyn yn ymwneud â mwy nag un is-adran neu sefydliad, byddwn fel arfer yn gweithio gyda’r is-adran/sefydliad arall i benderfynu pwy ddylai arwain y broses o ymdrin â’ch pryderon. Byddwch yn cael enw’r person sy’n gyfrifol am gysylltu â chi wrth i ni ystyried eich cwyn. Os yw’r gŵyn yn ymwneud ag is-adran neu sefydliad sy’n gweithio ar eich rhan, efallai yr hoffech roi gwybod iddynt am y broblem yn answyddogol i ddechrau. Fodd bynnag, os ydych am fynegi eich pryder neu gwyno’n ffurfiol, byddwn yn ymchwilio i hyn ein hunain cyn ymateb i chi.